Event Tutorial: Probleme bei der Umsetzung

Weiter geht es mit dem nächsten Teil unseres Tutorials für Eventorganisation. Beim letzten Mal haben wir uns mit der Ideenfindung beschäftigt und werden jetzt direkt zur Umsetzung übergehen. Besonders werden wir in diesem Teil auf die Probleme bei der Umsetzung wert legen.

Event Tutorial : Probleme bei der Umsetzung

Es ist ganz klar, das wahrscheinlich kein Event ganz ohne Probleme über die Bühne geht. Egal wie gut als im Voraus geplant ist, muss man immer wieder mit Rückschlägen rechnen. Dies soll euch aber auf keinen Fall entmutigen das ganze durchzuziehen.

Location

Das meiner Meinung nach größte Problem ist es, die passende Location für die Veranstaltung zu finden bzw. überhaupt an eine Location zu kommen.
Für die erste Veranstaltung ist es besser ihr sucht auf jeden Fall eine Location, bei der ihr euch nicht im die Bar kümmern müsst. Alles andere ist schon genug Arbeit.
Ich rede also von bestehenden Bars oder Clubs auf die ihr euch konzentrieren solltet. Da die erste Veranstaltung wahrscheinlich nicht so groß geplant ist, will ich kurz das Prinzip erläutern, wie man dazu kommt in einer Bar zu feiern.
Voraussetzung ist es, dass ihr euch gut auskennt, ihr solltet wissen in welcher Location ihr laut Musik spielen könnt, ohne das um 24 Uhr das erste mal die Polizei vor der Tür steht.
Das einfachste ist es zu einer Zeit hinzugehen, wenn wenig los ist, einen Drink zu bestellen und dann direkt die Bedienung zu fragen, ob es möglich ist, hier eine Veranstaltung zu machen. Sie wird euch direkt mit dem richtigen Ansprechpartner in Verbindung bringen, der euch dazu was dazu sagen kann, eventuell also der Besitzer oder der Betreiber.
In den meisten Fällen ist es so, dass die Besitzer wirklich sehr aufgeschlossen sind für Veranstaltungen, denn das bringt neben einem guten Umsatz auch noch ordentlich Werbung.
Fragt einfach, ob er ein paar Minuten für euch Zeit hat, oder ob ihr wann anders kommen sollt. Reist einfach kurz euer Vorhaben an und entweder er ist interessiert oder eben nicht. Wenn es positiv verlaufen sollte, verbleibt einfach so mit ihm, dass ihr euch die nächste Woche nochmal meldet um über den Termin zu reden und über Details, wie Eintrittsgeld etc.
In den meisten Fällen hat sich bewährt, dass man die Eintrittsgelder für sich in Anspruch nimmt und der Getränkeumsatz an die Bar selber geht.
Es ist selbstverständlich, dass man Hemmungen hat zu fragen, dass ist menschlicher Natur. Aber setzt euch in euren Kopf: Fragen kostet nichts! Fragen kostet nichts! Fragen kostet nichts!
Es sollte so kein Problem sein so an eine wünschenswerte Location zu kommen.

Anlage

In der Regel gibt es in dieser Art von Locations keine Anlage, die genug Reserven hat für eine Tanzveranstaltung. Ihr müsst also eine Anlage mieten. (Hier empfiehlt es sich auch den Barbetreiber mit an den Kosten zu beteiligen….funktioniert!).
Wir schnappen uns also die Gelben Seiten oder Google und suchen fleißig nach „Beschallungsanlagen, Sound & Light etc….“
Wir werden garantiert auch in eurer Gegend fündig werden. Euer DJ sollte wissen, was er für Equipment braucht und so könnt ihr ein Angebot einholen, dass auch die Kosten sehr gut planbar macht. Das sind Kosten, die euch nicht im Voraus entstehen, sondern nach der Party anfallen. Die Kosten liegen hier für eine Party in der Regel zwischen 150-300 Euro. Sollte also kein Problem sein das wieder reinzuholen bei genügend Gästen. Versucht bei dem Verleiher eurer Wahl auch einfach Prozente rauszuholen. Sagt einfach, dass wird nicht die einfachste Veranstaltung sein und 20% Rabatt sind bestimmt möglich (Eigene Erfahrung und wir haben nicht mal selber angefragt….).

Flyer

Falls ihr eure Werbung auf Flyer stützt, dann bestellt diese auf jeden Fall im Internet. Flyerpilot.de , Flyergott.de und andere Anbieter, machen euch da wirklich gute Flyer zu günstigen Preisen.
Hier soll nochmal angemerkt werden, dass auch die Art der Flyer zum Konzept gehört. Z.b. immer die selben Flyer in Papierqualität XYZ.

Die Tür

Auch wenn die Veranstaltung nur 150 Leute hat, sind Türsteher von Vorteil oder einer eurer Freunde, der etwas breiter ist und größer dürfte auch für die erste Veranstaltung langen. Zu empfehlen ist eine Türdame, dass macht deutlich weniger Ärger am Einlass!

DJ

Ich gehe davon aus, dass ihr selber Musik macht, wenn ihr auf diesem Blog vorbeischaut ;) Aber für alle anderen gibt bestimmt Leute im eurem Freundeskreis, die DJ’s sind, oder der einen DJ kennt, der für ein kleines Geld sich hinter den Mischpult stellt.

Dies sind meiner Meinung nach die wichtigsten Punkte, die ihr beachten solltet um eine erfolgreiche Veranstaltung über die Bühne zu bringen. Andere Probleme, die ihr habt, einfach in der Kommentarfunktion da lassen und ich werde diese hier aufnehmen.